BiblioteksAfgift menuen
Formålet med menuens muligheder er at samkøre en kommunes skole/bibliotekers bidrag til den samlede indberetning til Biblioteksstyrelsens ‘BiblioteksAfgiften’. Efter samkøringen kan indberetningsfilen pakkes og kopieres til diskette. Menuens muligheder fremskaffer også statistikoplysninger til indberetningsskemaet.
En særlig mulighed i menuen er udskrift af Tvivl-lister til skole/bibliotekerne. Tvivl-listerne meddeler bibliotekerne om indberettede faustnumre, hvor et større antal eksemplarer kunne tyde på, at biblioteket har en fejlagtigt registrering. Indberetningen skal ikke medtage taskebøger, som netop er karakteriseret ved et stort antal eksemplarer.
Installation
BiblioteksAfgift menuen optager kun få megabyte plads på harddisken. Programmerne i menuen forudsætter ikke særlig datakraft, hvorfor systemet vil kunne installeres på stort set enhver pc med DOS, Windows 3.1x eller Windows 9x.
Du installerer sådan:
· På en DOS computer, fra C:\> a:start [Enter]
· På en Windows computer, kør: a:winstart
Sådan startes BiblioteksAfgift menuen:
· På en DOS computer, fra C:\> skriv: cd \bs [Enter]
derpå skrives: menu [Enter]
· På Windows 9x computer: Klik ikonet: BiblioteksAfgift menuen
eller se programgruppen Dantek.
Menuens nummererede muligheder er samtidig disposition
for den arbejdsgang, som er forudsætningen for produktion
af kommunens indberetning.
1: Kopier ny INDBERET-fil fra diskette
INDBERET-filerne skal komme fra skole/bibliotekernes BiblioMatik 3.9x udgave. Kun BiblioMatik 3.9x vil kunne foretage den nødvendige udskillelse af taskebøger og udlægge de øvrige materialers landsdækkende faustnumre og tilhørende antal i den såkaldte INDBERET-fil.
Du skal derfor fremskaffe en aktuel INDBERET-fil fra alle skole/biblioteker i kommunen. Til det formål kan du henvise til den illustrerede vejledning på Danteks hjemmeside,på
www.dantek.dk, se: Support>Biblioteksafgiften.
Fremsend en tom diskette til skole/bibliotekerne, mærk disketterne:
BiblioteksAfgift
XXX skole/bibliotek
Når disketterne kommer retur, kopierer du filerne med menupunkt 1:
2: Vis antal INDBERET-filer
Menupunktet giver dig en let adgang til at se, hvilke og hvor mange INDBERET-filer der aktuelt er kopieret til harddisken. Du ser også datoen for deres produktion. Før du anvender næste punkt i menuen (endeligt), skal alle INDBERET-filer være på plads, så du kan se, at antallet passer.
3: Kør * BiblioteksAfgift *
Du kan udmærket eksperimentere med menupunkterne. For at køre dette punkt, skal der mindst være kopieret én INDBERET-fil. Når du vil afvikle den endelige kørsel, skal alle INDBERET-filer naturligvis være til stede.
Skærmen er opdelt i tre områder
Øverst Kommunenummer, navn og check-tal, i midten vil de enkelte bibliotekers optælling blive vist en for en, og nederst vil den optalte sum vise sig….
Når optællingsprogrammet er startet, ser du øverst din kommunes kommunenummer efterfulgt af kommunens navn.
Herunder tilbydes nu: Check for antal: 10 (10 er et forslag!)
Dette check er en mulighed for at hjælpe bibliotekerne med at identificere titler (faustnumre), hvor antal eksemplarer kunne give anledning til tvivl, om der er registreret korrekt i BiblioMatik. Indberetningen skal ikke medtage taskebøger, hvorfor et større antal eksemplarer af et faustnummer kunne tyde på en fejlregistrering, hvor der har manglet identifikation af taskebog (enten ved opstillingssignatur og/eller ved udlånstype). Hvis du accepterer tallet 10, vil systemet oprette nogle såkaldte TVIVL-filer med faustnumre og antal for titler, hvor eksemplarantallet er større end 10. Tvivl-filerne kan siden udskrives på lister (se menupunkt 5).
Du afgør selv, hvilket antal du ønsker at anvende som check-tal.
Tast [Enter] for at bruge 10 eller overskriv med et andet tal—måske ville antal=35 kunne identificere ’mulige taskebøger’ i forhold til klassesæt.
I midterområdet ser du nu det første biblioteks navn og datoen for INDBERET-filen.
Du skal nu anføre bibliotekets/skolens nummer med to cifre og taste [Enter]
OBS! De to cifre skal være de to sidste cifre i skole/biblioteksnummeret.
Alle skole/biblioteker har et såkaldt skole- eller biblioteksnummer. Et skolenummer er sammensat af kommunenummeret og skolens løbenummer. Eksempelvis har Silkeborg kommune kommunenummer 743, mens Nørre-vangskolen har løbenummer 006. Nørrevangskolens skolenummer er derfor: 743006. I dette tilfælde vil der skulle skrives 06. Skolenumrene vil kunne oplyses på forvaltningen eller findes i fx Den Danske Skolehåndbog.
Herpå optæller systemet antal faustnumre i INDBERET-filen, og du vil også kunne se antal faustnumre, som har et eksemplarantal større end dit check-tal. Disse tal vil senere kunne udskrives.
Tast [Enter] for at hente næste skole/bibliotek.
Fortsæt indtil alle skole/biblioteker er optalt. Du vil da møde en blinkende tekst:
Indberetningsfilerne er nu samlet i TOTAL.SBT
Tryk en tast, og optælling og samling er udført.
4: Vis Statistik
Efter udført kørsel af * BiblioteksAfgift * kan du gennemse resultatet som en lille rulletekst.
Tast <ESC> for at afbryde visningen.
5: Udskriv Statistik / Tvivl-lister
Når du vælger dette menupunkt tilbydes du tre former for udskrift. Programmet vil tilbyder dig svarmuligheden NEJ. Du skal vælge det ønskede, ved at svare: J for Ja.
· Udskriv Statistik (den statistik du kan gennemse via punkt 4) *)
· Udskriv alle TVIVL-lister. Lister med faustnumre hvor antal var større en check-tallet.
· Udskriv én TVIVL-liste. Du vælger selv blandt TVIVL-filerne, hvis numre henviser til BiblioMatik licensnumrene (op til tre sidste cifre i BiblioMatik licensnummeret).
*) Det samlede antal faustnumre i filen påføres indberetningsskemaet.
Du vil også kunne gennemse TVIVL-flisterne via Servicemenu.
6: Vis nyeste TOTAL-fil
Menupunktet viser dig først den samlede indberetningsfils størrelse og datoen for dens samling - og derpå som rulletekst filens indhold. Der er tale om en ren tal-fil. Formålet med visningen er naturligvis blot, at lade dig verificere filens korrekte udførelse. Du kan sætte fart på visningen ved at taste tallene 1-9. Du kan også anvende PgUp / PgDn samt Home og End.
Afslut visningen med <ESC>.
7: Pak TOTAL-filen på diskette(r)
TOTAL-filen kan i større kommuner være så omfattende, at filen ikke kan være på én diskette. Derfor pakkes (komprimeres) filen under alle omstændigheder. Du skal selv bidrage ved at skrive kommunenummer. Dette nummer indgår i den pakkede fils filnavn.
Filnavnet på indberetningsfilen er da: TOTAL.XXX (hvor xxx er kommune-nummer)
Indsæt én eller flere disketter - som forlangt.
Afsend diskette(r) sammen med skema til Biblioteksstyrelsen.
Servicemenu
Servicemenu er en undermenu, hvor du dels kan få vist TVIVL-listerne og dels kan rydde op, når indberetningen er afsendt.
Exit DOS / Windows
Menupunktet anvendes, når du vil retur til DOS eller Windows.
Forslag til vejledning for skole/bibliotekarerne:
Kære skole/bibliotekar
Alle offentlige biblioteker herunder skolebiblioteker skal én gang årligt bidrage med oplysninger til Biblioteksstyrelsens optælling til BiblioteksAfgiften. Afgiften drejer sig om forfattere og illustratorers royalty for de titler, som er til rådighed for offentligheden på folke- og skolebibliotekerne. Afgiften betales af staten, mens kommunerne har pligt til at indberette. Man skal anvende jeres beholdningsoplysninger, sammen med landets øvrige bibliotekers, for at sammenstille fordelingstal for afgiftens fordeling mellem modtagerne.
Jeres indberetning består af faustnumre + antal. Efter gældende regler må taskebøger ikke indgå i indberetningen. Den frasortering kan BiblioMatik 3.9x udføre, såfremt I har registreret jeres sæt med enten bestemte opstillingssignaturer eller udlånstyper.
Eksempler på opstillingssignaturer kunne være: kl, ta …
Eksempler på udlånstyper for sæt er typisk: 6: Taskebøger, 7: Klassesæt, 8: Ordbøger.
Det er imidlertid det enkelte bibliotek, som skal tage stilling til, hvad man forstår ved sæt.
BiblioMatik 3.9x vil kunne identificere og vise alle anvendte opstillingssignaturer, hvorpå du kan markere, hvilke der har med sæt at gøre. Alternativt kan sæt identificeres på grundlag af jeres brug af BiblioMatiks Udlånstyper. Læs mere om BiblioteksAfgiften i vejledningshæftet: ‘BiblioMatik 3.9 Nye muligheder - lettere rutiner’, side 29-31.
Først skal du dog have slette de titler, som lige nu måtte være ‘parkeret’ hos låner 4:
* Kassation *. Også dette vil BiblioMatik 3.9x let kunne klare for dig.
Du gør sådan:
1. I BiblioMatik 3.9x’s Administration vælges ‘Slet titel’
2. I skærmen ‘Slet titel’ tastes <PgDn>, og du bekræfter med <ENTER>. Nu slettes alle de titler, som måtte være hos * Kassation * - på én gang. Er der mange, kan det tage lidt tid!
3. Vælg nu i Administration: Opsætning, Data import/eksport, “BiblioteksAfgiften”
4. Indsæt disketten til indberetningsfilen i diskettedrevet.
5. BiblioMatik vil nu bede dig vælge metode til udelukkelse af sæt. Vælg! Læs evt. mere i vejledningshæftet til BiblioMatik 3.9 side 29-31.
6. Vælg drev til kopiering: Drev A:
7. Når optællingen er slut, ser du resultatet på skærmen. Kvittér med [Enter].
8. Returner disketten til skolebibliotekskontoret.
Mon ikke der er noget du kan bruge her
MVH Brian